It’s a wrap! Langdradige vergaderingen overzichtelijk maken? Het kan met visueel notuleren! In deze blog leer je stap voor stap hoe je een vergadering omzet in een overzichtelijke visuele notule.

Visueel notuleren is het vastleggen van informatie door symbolen, kleuren, diagrammen en korte tekst te gebruiken in plaats van lange teksten. Het eindresultaat is een overzichtelijke poster met de belangrijkste details uit de meeting.

Het helpt je om:

• • Belangrijke punten sneller te onthouden en te herkennen

• • Complexe informatie overzichtelijk te maken

• • Je team of collega’s effectief te laten begrijpen wat besproken is

Uit mijn eigen praktijk; Tijdens een complexe uitleg over partnerrelaties tekende ik de belangrijkste opvattingen als simpele poppetjes en iconen. Binnen 20 minuten had ik het digitale visueel overzicht af en transformeerde ik dit in een video short, hierdoor werden de kernpunten duidelijker en konden kijkers de informatie makkelijk toepassen in hun eigen situatie.

Voordelen van visuele notities

• • Beter onthouden: Door te tekenen en structureren onthoud je informatie makkelijker.

• • Snelle communicatie: Collega’s kunnen in één oogopslag zien wat er besproken is.

• • Creatieve betrokkenheid: Het maakt vergaderingen interessanter en actiever.

• • Overzicht en structuur: Je ziet de hoofdpunten en acties direct.

Hierbij een stappenplan voor het maken een visuele notitie digitaal of analoog. Onderschat niet welke skills er nodig zijn om een duidelijke mindmap en visuele notule te maken voor je team. Stel een tekenstijl vast, een die jij en je team begrijpen. Overweeg een workshop of mini-cursus als je vaker visueel wilt notuleren. Bij voorkeur gebruik je analoog een A3 vel met stiften en markers. Of digitaal werken met een tablet met digitale tekenfunctionliteit. Het is lonend werk om complexe worden in een overzicht te presenteren.

1. Bereid je voor

• • Kies een tool: digitaal (Miro, Canva, Procreate) of analoog (schetsboek, stiften).

• • Bepaal het doel van de vergadering: wat wil je dat iedereen onthoudt?

2. Structuur van je notitie

Allereest is een uitstekende luister skill van belang om een notule te ontwerpen en tegelijkertijd het verhaal besproken te begrijpen. Het is aan te raden om dit te beoefenen met bijvoorbeeld een podcast of een nieuwsbericht. Zo leer je hoe gesprekken lopen en waar van nature stiltes vallen zodat je sommingen kunt visualiseren.

• • Allereerst begin je met een centrale titel van de vergadering.

• • Verdeel of maak visuele clusters van de volgende hoofdcategorieën; problemen, actiepunten en ideeën.

• Gebruik blokjes of cirkels om informatie te groeperen.

3. Gebruik iconen en kleuren

Voor beginners is het het gebruik van kleur iets wat je beter op het eind kunt toepassen, het ligt aan het gesprek of je tijd hebt om direct ook de visuals met kleur te markeren. Je kunt slim gebruik maken van universele taal binnen je visuele notule zoals;

• • 💡 Een lampje = idee

• • ✅ Een vinkje = actie afgerond

• • ⭕️ Rode cirkel = urgent

• • Gebruik een maximaal aantal kleuren voor overzicht

4. Voeg korte teksten toe

Noteer alleen wat echt belangrijk is, wees hier streng op. Het brein is goed met verbanden leggen met tekeningen, aarzel niet om lange tekst te vermijden.

• • Vermijd lange zinnen; gebruik kernwoorden.

5. Deel en gebruik

• • Maak een foto of exporteer je digitale notitie.

• • Deel het direct met je team als overzicht of actieplan.

• • Vergeet geen feedback te vragen.

🌷 Om je direct op weg te helpen met complexe informatie snel en overzichtelijk vast te leggen kun je een cursus zakelijk tekenen boeken. Binnenkort verschijnt ook een online handleiding waarmee je zelfstandig kunt oefenen en direct je eigen visuele notities kunt maken.